So erhöhst Du die Anzahl der Konferenz-teilnehmer

Gib den Konferenzteilnehmern, wonach sie suchen und sie werden in Scharen kommen.

Der Erfolg einer Konferenz hängt oft von der Anzahl der Teilnehmer ab, die am Tag erscheinen. Du kannst das beste Lineup an Speakern, Experten und Entscheidern haben; wenn Du jedoch keine Teilnehmer hast, könnte Deine ganze harte Arbeit umsonst sein.

Um die Teilnehmerzahl zu erhöhen, musst Du Deine potenziellen Teilnehmer kennen. Beobachte andere Veranstaltungen in Deiner Branche und erstelle ein Teilnehmerprofil. So solltest Du in der Lage sein, die richtigen Personen anzusprechen.

Die Organisation einer Konferenz ist nur der Anfang des Planungsprozesses. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Teilnehmerzahl zu erhöhen - und hier nur einige der effektivsten.

Methoden zur Steigerung der Teilnehmerzahl bei Deinen Konferenzen

Anzahl der Konferenzteilnehmer erhöhen
Anzahl der Konferenzteilnehmer erhöhen

Verbessere die Teilnehmerzufriedenheit

Beginne mit einer Umfrage vor der Veranstaltung, um herauszufinden, was die Teilnehmer von der Konferenz erwarten. Sobald Du eine Vorstellung von den Bedürfnissen und Prioritäten der potenziellen Besucher hast, kannst Du eine Agenda erstellen, die die Personen davon überzeugen soll, daran teilzunehmen. Wer weiß? Ihre Teilnehmer können sich entscheiden, einen oder zwei Kollegen mitzubringen.

Nehme bereits frühzeitig Kontakt mit potenziellen Teilnehmern auf

Das moderne Geschäft ist hektischer denn je. Die Zeitpläne und Kalender Deiner potenziellen Teilnehmer sollten berücksichtigt werden, da sie sich sehr schnell füllen können. Versende dazu die Einladungen so schnell wie möglich. Nutze dabei die relevanten und die am besten geeigneten Kommunikationskanäle. Hier gilt es, spreche die Menschen auf die Art und Weise an, wie sie auch Dich ansprechen - dies kann E-Mails, Social Media, traditionelle Post oder ein Telefonanruf sein.

Wenn Du die Leute rechtzeitig benachrichtigst, sind sie auch eher gewillt an Deiner Veranstaltung teilzunehmen. Erwäge hier einen Frühbucher-Rabatt anzubieten, wenn sie für Deine Konferenz bezahlen. Das wird die Leute binden und sicherstellen, dass sie nicht für eine andere Veranstaltung absagen.

Wähle die richtige Location

Wie es so schön im Event Management heißt: Location, Location, Location. Finde heraus, woher die meisten Deiner Teilnehmer kommen, und wähle einen Ort, der für die maximale Anzahl von Personen eine Mindestanzahl an Reisen erfordert. Und stelle sicher, dass jeder eine vollständige Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort hat. Viele Konferenzteilnehmer kommen wegen unzureichender Informationen über den Veranstaltungsort nie zu Veranstaltungen.

Denke auch an die Reputation des Veranstaltungsortes und wie diese bei dem Zielpublikum ankommen könnte. Wenn Deine Teilnehmer Zweifel an der Fähigkeit des Veranstaltungsortes haben, eine große Konferenz zu veranstalten, werden sie möglicherweise nicht erscheinen.

Sende regelmäßige Updated und Follow-Ups

Wenn Du eine Konferenz mehrere Monate im Voraus planst, besteht die reale Gefahr, dass die Teilnehmer Dich vergessen. Je früher sie sich anmelden, desto höher ist meist die No Show Rate. Sende allen Teilnehmern regelmäßig Status-Updates, Informationsblätter und alle Änderungen auf der Agenda. Die Veranstaltung bleibt damit frisch in den Köpfen der Leute und schafft einen Hype, der sich ausbreiten könnte.

Wenn Du nachfasst, stelle den Teilnehmern eine Frage - egal, ob es sich um Essensvorlieben oder etwas anderes im Zusammenhang mit der Konferenz handelt. Das provoziert eine Reaktion und lässt das Ereignis so erscheinen, als würde es tatsächlich passieren. Darüber hinaus steht die Konferenz so im Mittelpunkt des Interesses der Teilnehmer. Wenn Du eine Antwort erhältst, kannst Du ziemlich sicher sein, dass es dem Einzelnen mit der Teilnahme an der Veranstaltung ernst ist.

Erstelle eine solide Agenda

Die Teilnehmer wollen wissen, was sie während Deiner Konferenz erwartet. Sie wollen keine Überraschungen, da sie höchstwahrscheinlich mehrere geschäftliche Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen. Gib den Leuten eine klare Vorstellung davon, was auf sie zukommt! Du kannst sie im Voraus entscheiden lassen, an welchen Teilen der Konferenz sie teilnehmen möchten. Teile beispielsweise Themen in Kategorien ein und lasse parallel laufen. So kannst du mehr Teilnehmer generieren und alle sind zufrieden. Die Entscheider möchten keine Zeit mit für sie irrelevanten Konferenzveranstaltungen verschwenden.

Sobald Du eine Agenda auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks erstellt hast, veröffentliche diese oder senden Sie sie so schnell wie möglich an die Teilnehmer. Dies ist ein wichtiger Teil des Teilnehmermanagements, da hierdurch weitere Rückmeldungen berücksichtigt werden können. Es gibt keinen Grund, warum man eine Agenda nicht optimieren kann - solange man die Änderungen sofort kommuniziert.

Bitte Deine Teilnehmer für Deine Konferenz zu werben

Du hast Dich also an potenzielle Teilnehmer gewandt und eine Agenda erstellt, die auf dem Feedback basiert, das Du erhalten hast. Versuche den Kommunikationskanal aufrecht zu erhalten und informiere Deine Teilnehmer weiterhin über Deine Veranstaltung. Versuche bei jeder Gelegenheit, die Erwartungen Deiner potentiellen Gäste zu übertreffen. Schaffe genug Aufsehen rund um Deine Veranstaltung, und es entsteht eine sehr große Chance, dass Du die Leute zum Reden bringst. Bevor Du Dich versiehst, sprechen die Teilnehmer mit Kollegen und Freunden über Deine Veranstaltung - und das ist die beste Art des Marketings, die man sich im Bereich des Teilnahmemanagements bei Konferenzen vorstellen kann.

Es gibt diverse Möglichkeiten, um die Weiterempfehlung Deiner Konferenz zu fördern und sicherzustellen, dass die Teilnehmer Dir helfen Deine Veranstaltung zu bewerben. Du könntest dem Teilnehmer einen Eintrittspreisnachlass gewähren, sobald er Dir einen weiteren Teilnehmer generiert. Mundpropaganda ist ein sehr mächtiges Werkzeug; versuche es demnach bei jeder Gelegenheit zu fördern.

Biete Möglichkeiten für Networking

Eine Konferenz sollte nie eine Einbahnstraße sein, wenn es um Kommunikation geht. Nur sehr wenige Teilnehmer möchten sich stundenlang ''berieseln'' lassen; sie möchten sich austauschen, ihren eigenen Ideen mit einbringen und nach neuen Geschäftsmöglichkeiten suchen. Wenn sie nicht die Möglichkeit dazu erhalten, sehen sie vielleicht keinen wirklichen Wert in Deiner Veranstaltung.

Biete die Möglichkeit sich in spezifischen Sitzungen zu unterschiedlichen Themen auszutauschen oder an einer Gruppendiskussion teilzunehmen. Konferenzen müssen den Teilnehmern Geschäftsmöglichkeiten bieten - und die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen. Vor allem muss Deine Veranstaltung einen Mehrwert für potenzielle Teilnehmer bieten, und es gibt kaum einen wertvolleren Rohstoff als einen vielversprechenden Lead.

Nutze effective und digitale Event Tools

Natürlich ist die Organisation einer Konferenz mit viel Arbeit verbunden - und die Dinge können manchmal komplex werden. Stelle sicher, dass Du bei den vielen Aufgaben, die Du bewältigen musst, die richtigen Event-Tools einsetzen. Eine solche Ressource ist eventbaxx, ein digitaler Goodie Bag, der Partner, Sponsoren, Veranstalter und Teilnehmer auf einer digitalen Plattform verbindet. Du kannst auf einfache Weise Inhalte erstellen, diese mit Deinen Teilnehmern teilen und den Erfolg Deiner Aktionen auswerten. So kannst Du Deine Teilnehmer auch vor der Veranstaltung erreichen und ihnen den Mehrwert bereits im Vorfeld präsentieren. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit ihres Erscheinens.

Besuchererlebnis auf Konferenzen verbessern
Besuchererlebnis auf Konferenzen verbessern

Gib Deinen Teilnehmern einen echten Mehrwert sowie eine strukturierte Agenda und es gibt keinen Grund, warum Du die Konferenzteilnahme nicht erheblich steigern kannst.